Abteilungs Assistent (m/w/d)

Abteilungs Assistent (m/w/d) – KV / G-Suite / Trello / Deutsch / Englisch

Projekt:
Für unseren Kunden, ein grosses Pharmaunternehmen mit Sitz in Basel suchen wir einen Abteilungs Assistent (m/w/d).

Hintergrund:
REP Business Support unterstützt wertschöpfend, transparent & agil den Kreis. In dieser Position wird das Real Estate Project Team durch administrative Aufgaben unterstützt.

Der perfekte Kandidat:
Der perfekte Kandidat hat eine kaufmännische Ausbildung und bis zu 3 Jahren Berufserfahrung im Administrativen Bereich. Roche interne Programme wie G-Suite sind dem Kandidaten bereits bekannt und er bringt gute PC Kenntnisse mit. Ausserdem, besitzt der Kandidat sehr gute Deutschkenntnisse, sowie gute Englischkenntnisse. Zusätzlich ist die Person offen, lernbereit. Flexibel, einsatzbereit und belastbar.

Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche:
* Schulen von DocuSign für neue MA/neue Nutzer (Zugangsdaten anfordern) Einstellen von Dokumenten, Unterschriftensammlung (DOCUSIGN)
* Bestellen von IT Equipment
* Telefon etc. Druck- und andere Aufträge für Reprozentrale Koordination
* Umzüge Kommunikation innerhalb und ausserhalb PSR
* Newsletter Prozessoptimierung von Prozessen & Tools Aktives
* Mitarbeiter Eintritt / Austritt, Einarbeitungsprogramm
* Unterstützung bei Rekrutierung / Interviews organisieren / Kandidaten einladen und betreuen (Roche / ETM’s)
* Onboarding: Welcome-Package (z.B. Trainings, Termine, Equipment) für neue Mitarbeitende organisieren
* Unfall- und Krankheitsmeldungen im System pflegen, Anlegen von Stundenplänen
* Zeitwirtschaft pflegen (JAZ Mutationsstelle)
* An- und Abwesenheiten inkl. Kommunikation und Ausführung entsprechend Vorgabe dem Arbeits- und Absenzen Reglement prüfen
* Beantragung / Verwaltung / Rückzug von Arealzutritts-Badges
* Externe mit Accounts und Laufwerkzugriff auf Schulung Status prüfen und informieren
* Mutationen von Zugriffsberechtigungen (ENROLL, RADA, CIDM)
* Verwalten der Anerkennungsvergabe für ETMs
* Honorieren besonderer Anlässe (zB. Communities, Events, Jubiläum …)
* Organisation (on und offsite) von Meetings/Events/Townhalls/Workshops/Catering
* Verwaltung von Inbox und Kalendern,
* Koordination von komplexen Terminen mit int./ext. Partnern Geschäftsreisen planen und buchen Vor-/Aufbereitung von Präsentationen
* Spesen abrechnen/Concour
* Beschaffung der erforderlichen PSA (Persönliche Schutzausrüstung) für alle Mitarbeiter Mitarbeiter Well-being, Jubilare, Geburten, Jahresabschlussfest

Must Haves:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* 1-3 Jahre Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich
* Kenntnisse oder schnelle Lernbereitschaft für Roche interne IT-Programme (gSuite, Google Applikationen u.a.)
* Gute PC -Kenntnisse (MS-Office, Miroboard, Trello)
* Offenheit und Lernbereitschaft für projektinterne IT-Programme (PKM-Plattform)
* Gut planen und organisieren können
* Flexibel, einsatzbereit und belastbar
* Umgängliche und freundliche Persönlichkeit
* Sehr gute Deutsch Kenntnisse
* English Grundkenntnisse

Persönliche Anforderungen:
* Gute Kommunikationsfähigkeit
* Zuverlässigkeit
* Flexibilität / Anpassungsfähigkeit (wichtig)
* Bewahrt Ruhe in hektischen Situationen
* Flair für Qualität und unternehmerisches Denken

Referenz Nr.: 922183
Rolle: Abteilungs Assistent
Industrie: Pharma
Arbeitsort: Basel
Pensum: 60% -80%
Start: 02.01.2023
Dauer: 12++
Bewerbungsfrist: 27.11.2022

Sollte diese Position Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie uns bitte Ihr komplettes Dossier via dem Link in dieser Anzeige zu. Falls diese Position nicht so gut zu Ihrem Profil passt und Sie sich wünschen, andere Position direkt zu erhalten, können Sie uns Ihr Dossier ebenso via dieser Anzeige oder an jobs[at]itcag[dot]com zukommen lassen.

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen über unser Unternehmen, unsere Positionen oder unser attraktives Payroll-Only-Programm: +41 41 760 77 01.

Über uns:

ITech Consult ist ein nach ISO 9001:2015 zertifiziertes Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen in Deutschland und Irland. ITech Consult ist spezialisiert auf die Vermittlung von hochqualifizierten Kandidaten für den Personalverleih in den Bereichen, IT, Life Science & Engineering.
Wir bieten Personalverleih & Payroll Dienstleistungen an. Für unsere Kandidaten ist dies kostenlos, auch bei Payroll berechnen wir Ihnen kein zusätzlichen Gebühren.