Administrative Assistant (m/w/d)

Administrative Assistant (m/w/d) – IT Affinität / MS Office / Strukturen und Systemen / Pharma / Deutsch- und Englisch

Projekt:
Für unseren Kunden, ein grosses Pharmaunternehmen mit Sitz in Basel suchen wir einen Administrative Assistant (m/w/d).

Hintergrund:

Die Abteilung Group Tax and Insurance (FS) trägt zur effizienten Abwicklung von cross-border Transaktionen der Produkte und Dienstleistungen aus der Sicht der Einkommensteuer, der Mehrwertsteuer (MwSt.) und des Zolls bei. Group Tax and Insurance (FS) ist für alle Unternehmenssteuern weltweit zuständig. Group Tax and Insurance (FS) hat eine große Anzahl externer und interner Interessengruppen und ist in allen wichtigen Ländern präsent. Die bisherige Stelleninhaberin setzt ihre Karriere ausserhalb von fort. Bis zum Stellenantritt der neuen Abteilungsassistentin wird nach einem temporären Ersatz gesucht. Dabei ist wichtig, dass die Person so bald als möglich starten kann.

Der perfekte Kandidat:
hat eine kaufmännische Ausbildung mit ersten Erfahrungen mit Strukturen und Systemen, in einer vergleichbaren Position. Ausserdem bringt die Person mehr als 2 Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Position mit. Der oder die perfekte Kandidat:in ist IT affin und bringt verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse mit.

Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche:
* Führen des Abteilungssekretariats

• Erstellen von Präsentationen (Power Point)
• Regelmässige Aktualisierung / Datenpflege der Intranet-Teamsites
• Organisieren von Reisen, Visa und Erstellung von Spesenabrechnungen
• Koordination/Organisation von Meetings/Seminaren, sowie von Video/Telefonkonferenzen
• Selbständige und termingerechte Routinesachbearbeitung (Rechnungen, Bestellungen)
• Archivverwaltung: Erfassung, Bestellung, Versand, Vernichtung, Rechnungsprüfung
• Vorbereitung und Protokollierung von Team-Meetings
• Literaturpflege und Erstellung des regelmässigen Newsletters an FS
• Budgetkontrolle
• Rückstellungen FS-Team
• Vorbereitung diverser Formulare
• Erfassung Weiterbildungen

  Must Haves:
  * Mind. erste Erfahrung mit Strukturen und Systemen, in einer vergleichbaren Position

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertig
• Mind. 2-3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Kenntnisse für interne IT-Programme (gSuite, Google Applicationen u.a.)
• Gute MS Office-Kenntnisse

  Nice to have:

• Miroboard, Trello- Kenntnisse

Referenz Nr.: 922572SDA
Rolle: Administrative Assistant
Industrie: Pharma
Arbeitsort: Basel
Pensum: 60-80%
Start: 01.05.2023
Dauer: 3++
Bewerbungsfrist: 20.04.2023

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