Projektassistenz / Dokumentenmanagement (m/w/d)

Projektassistenz / Dokumentenmanagement (m/w/d) – GMP / Englisch / Pharmazie / ELVIS/ Trello

Projekt:

Für unseren Kunden, ein grosses Pharmaunternehmen mit Sitz in Basel suchen wir einen Mitarbeiter Projektassistenz / Dokumentenmanagement (m/w/d)

Hintergrund:
Assistent für Major Capital Investment Projekte in Basel

Der perfekte Kandidat hat eine kaufmännische Ausbildung und bis zu 3 Jahren Berufserfahrung im Administrativen Bereich. Roche interne Programme wie Gsuite, ELVIS, PKM sind dem Kandidaten bereits bekannt und er bringt gute PC-Kenntnisse mit. Ausserdem, besitzt der Kandidat sehr gute Deutsche Kenntnisse, sowie Grundkenntnisse im Englischen. Zusätzlich ist die Person offen, lernbereit. Flexibel, einsatzbereit und belastbar.

Aufgaben:
* Assistent/in des Projektleiters sowie des Roche-Projekt-Managementteams
* Vorbereitung von Sitzungen sowie deren Nachbereitung, Protokollführung
* Agenda Führung und Terminkoordination/-organisation
* Organisation von Reisen und Erstellung von Spesenrechnungen
* Unterstützung bei der Organisation von Projekt-Events (Social Events, Workshops)
* Organisation und Verwaltung der für das Projekt benötigten Infrastruktur und Arbeitsmittel
* Bestellwesen (Büromaterial, IT-Material, Mineralwasser, Kaffee etc.)
* Besucheranmeldungen
* Sitzungszimmerreservationen
* Operative Projektunterstützung in Bezug auf Dokumentenmanagement (organisatorische Aufgaben als auch Systempflege) nach Bedarf
* Ablage und Archivierung von Projektdokumenten (ELVIS und PKM)
* Terminverfolgung und Einholen von Unterschriften für Projektdokumente nach Bedarf
* Unterstützung des konkreten Projektmanagementteams in der Dokumentenverwaltung
* Sicherstellung von Ablagestrukturen in den Systemen mit dem Ziel der Werksdokumentationsübergabe nach Bedarf
* Unterstützung Werkdokumentation im System ELVIS

Must Haves:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* 1-3 Jahre Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich
* Kenntnisse oder schnelle Lernbereitschaft für Roche interne IT-Programme (gSuite, ELVIS, PKM u.a.)
* Gute PC -Kenntnisse (MS-Office, Projektsteuerungstools wie Miroboard, Trello)
* Offenheit und Lernbereitschaft für projektinterne IT-Programme (PKM-Plattform)
* Gut planen und organisieren können
* Flexibel, einsatzbereit und belastbar
* Umgängliche und freundliche Persönlichkeit
* Sehr gute Deutsch Kenntnisse
* English Grundkenntnisse

Nice to have:
* Gute Kommunikationsfähigkeit
* Zuverlässigkeit
* Flexibilität / Anpassungsfähigkeit (wichtig)
* Bewahrt Ruhe in hektischen Situationen
* Flair für Qualität und unternehmerisches Denken

Reference No.: 922184SGR
Role: Projektassistenz / Dokumentenmanagement
Industry: Pharma
Location: Rotkreuz
Workload: 80–100%
Start: 02.01.2023
Duration: 12++

Deadline: 27.11.2022

Should you find yourself suitable for this position then please send us your complete CV using the link in this advert. If the position is not a perfect match and you wish to receive other opportunities directly, you can send us your CV anyway via this advert or to jobs[at]itcag[dot]com.

Contact us for further information regarding our company, our positions or our attractive payroll-only-program: +41 41 760 77 01.

About us:

ITech Consult is a certified ISO 9001:2015 Swiss company with offices also located in Germany and Ireland. ITech Consult is specialised in delivering IT and Life Science candidates for contract work. We were founded in 1997 by IT professionals; hence we well understand what it means to be professionally supported in your search for a new project and being employed.