Projektassistenz / Dokumentenmanagement (m/w/d)

Projektassistenz / Dokumentenmanagement (m/w/d) – Gsuite / Protokollführung / Deutsch / English / Terminkoordination

Projekt:
Für unseren Kunden, ein grosses Pharmaunternehmen mit Sitz in Basel suchen wir einen Projektassistenz / Dokumentenmanagement (m/w/d)

Hintergrund:

Gesucht wird ein/e Assistent:in für Major Capital Investment Projekte in Basel.

Der/die perfekte/r Kandidat/in hat eine kaufmännische Ausbildung und bis zu 3 Jahren Berufserfahrung im Administrativen Bereich. Roche interne Programme wie Gsuite und PKM sind der Person bereits bekannt und gute PC Kenntnisse bringt er/sie mit. Ausserdem, besitzt der/die Kandidat:in sehr gute Deutschkenntnisse, sowie Grundkenntnisse im Englischen. Zusätzlich ist die Person offen, lernbereit, flexibel, einsatzbereit und belastbar.

Hauptaufgaben und Verantwortungsbereiche:
* Assistent/in des Projektleiters sowie des Roche-Projekt-Managementteams
* Vorbereitung und Organisation von Workshops sowie deren Nachbereitung, Protokollführung
* Agenda Führung und Terminkoordination/-organisation
* Organisation von Reisen und Erstellung von Spesenabrechungen
* Unterstützung bei der Organisation von Projekt-Events (Social Events, Workshops)
* Organisation und Verwaltung der für das Projekt benötigten Infrastruktur und Arbeitsmittel
* Bestellwesen (Büromaterial, IT-Material, Mineralwasser, Kaffee etc.)
* Besucheranmeldungen & Badge Verwaltung für Projektbeteiligte
* Verwalten der Projektbeteiligtenliste und Erstellen von Einladungsverteiler
* Sitzungszimmerreservationen und Bestellung von Catering
* Terminverfolgung und Einholen von Unterschriften für Projektdokumente
* Ablage und Archivierung von Projektdokumenten
* Zusammenarbeit mit den Assistenzen von Generalplaner und Architekt

Must Haves:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
* 1-3 Jahre Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich
* Kenntnisse oder schnelle Lernbereitschaft für Roche interne IT-Programme (Google Applikationen, Gmail, GoogleKalender etc.)
* Gute PC -Kenntnisse (MS-Office, Projektsteuerungstools wie Miroboard, Trello)
* Offenheit und Lernbereitschaft für projektinterne IT-Programme (PKM-Plattform)
* Gut planen und organisieren können
* Flexibel, einsatzbereit und belastbar
* Umgängliche und freundliche Persönlichkeit
* Sehr gute Deutsch Kenntnisse

Nice to haves:
* Gute Kommunikationsfähigkeit
* Zuverlässigkeit
* Flexibilität / Anpassungsfähigkeit (wichtig)
* Bewahrt Ruhe in hektischen Situationen
* Flair für Qualität und unternehmerisches Denken
*Erfahrung in Gross-Projekten (wünschenswert)
* English

Referenz Nr.: 923201TP
Rolle: Projektassistenz / Dokumentenmanagement (m/w/d)

Industrie: Pharma
Arbeitsort: Basel
Pensum: 80 – 100%
Start: ASAP
Dauer: 12++
Bewerbungsfrist: 06.02.2024

Sollte diese Position Ihr Interesse geweckt haben, senden Sie uns bitte Ihr komplettes Dossier via dem Link in dieser Anzeige zu. Falls diese Position nicht so gut zu Ihrem Profil passt und Sie sich wünschen, andere Position direkt zu erhalten, können Sie uns Ihr Dossier ebenso via dieser Anzeige oder an jobs[at]itcag[dot]com zukommen lassen.

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Über uns:

ITech Consult ist ein nach ISO 9001:2015 zertifiziertes Schweizer Unternehmen mit Niederlassungen in Deutschland und Irland. ITech Consult ist spezialisiert auf die Vermittlung von hochqualifizierten Kandidaten für den Personalverleih in den Bereichen, IT, Life Science & Engineering.
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